Conditions de vente

Conditions générales de vente

Ces conditions encadrent la souscription et l'utilisation d'Airstack 360, logiciel de maintenance en ligne pour les professionnels du froid et de la climatisation, du chauffage, de la plomberie et de l'électricité. Version du 15 octobre 2026.

Objet et clients concernés

Les présentes conditions générales de vente régissent la souscription et l'utilisation d'Airstack 360, logiciel en ligne (SaaS) édité par BE COOL TECHNICS SRL.
Airstack 360 est réservé aux professionnels (sociétés et indépendants) agissant dans le cadre de leur activité. Il n'est pas destiné aux consommateurs. En s'inscrivant, le client déclare agir à titre professionnel.
Le client accepte les présentes conditions lors de son inscription ou de sa souscription. La version applicable est datée en haut de cette page et reste consultable à cette adresse.

Éditeur et vendeur

BE COOL TECHNICS SRL, Boulevard Bischoffsheim 39/4, 1000 Bruxelles, Belgique.
Numéro d'entreprise / TVA : BE 1010.075.846.
Contact : support@airstack360.com.

Service

Airstack 360 fournit des outils de gestion des clients, équipements, interventions, contrats, rapports PDF, planning et stock, ainsi que des registres et des obligations propres à chaque métier et à chaque pays.
Le service s'utilise dans un navigateur. Une connexion internet est nécessaire pour synchroniser les données ; le mode hors ligne permet de continuer à travailler temporairement.
Les fonctionnalités peuvent évoluer afin d'améliorer le service, sans retirer l'objet principal de l'offre souscrite.

Obligations réglementaires

Les obligations, périodicités et rappels proposés par l'application (par exemple le règlement F-Gaz (UE) 2024/573, les contrôles électriques ou les entretiens de chaudières) sont indicatifs.
Ils reposent sur les informations saisies par le client et sur une veille réglementaire qui peut être incomplète ou dépassée. Ils ne constituent pas un conseil juridique.
Le client reste seul responsable de déterminer et de respecter les obligations qui s'appliquent à ses installations, et de vérifier les documents produits avant de les utiliser.

Essai gratuit

Un essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire et sans engagement, donne accès à toutes les fonctionnalités.
À la fin de l'essai sans abonnement, le compte passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, mais ne peuvent plus être modifiées.
Un seul essai est accordé par entreprise. En cas d'abus, notamment par la création de comptes multiples, l'accès peut être refusé ou retiré.

Prix et paiement

Les prix sont indiqués en euros hors TVA sur la page Tarifs. Ils dépendent de la formule choisie et du nombre d'utilisateurs.
La TVA est appliquée selon le pays et le statut du client. Pour un client professionnel établi dans un autre État membre de l'Union européenne et disposant d'un numéro de TVA valide, l'autoliquidation s'applique.
Le paiement s'effectue par carte via Stripe, à l'avance, pour la période choisie (mois ou année). Une facture est mise à disposition pour chaque paiement.
Toute modification de prix est annoncée au moins 30 jours à l'avance et s'applique à partir de la période suivante. Le client peut résilier avant son entrée en vigueur.

Durée, renouvellement et résiliation

L'abonnement est conclu pour un mois ou pour un an et se renouvelle automatiquement pour la même durée. Le client est averti par e-mail au moins 30 jours avant le renouvellement d'un abonnement annuel.
Le client peut résilier à tout moment depuis la gestion de l'abonnement dans l'application. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; l'accès reste complet jusqu'à cette date.
Les sommes payées pour la période en cours ne sont pas remboursées, sauf disposition légale contraire.
En cas de passage à une formule supérieure, la différence est facturée au prorata. En cas de passage à une formule inférieure, la différence est portée en crédit sur les factures suivantes ; elle n'est pas remboursée.

Défaut de paiement

En cas d'échec de paiement, le client est averti et invité à mettre à jour son moyen de paiement.
Si le paiement n'est pas régularisé, l'accès peut être limité à la lecture seule ou suspendu, sans suppression immédiate des données.

Compte et bon usage

Le client est responsable de l'exactitude des informations fournies, de la confidentialité de ses accès et de l'utilisation du service par ses utilisateurs. Le nombre d'utilisateurs est limité selon la formule souscrite.
Sont interdits : tout usage illicite, toute tentative d'accès non autorisé, la revente ou la mise à disposition du service à des tiers, et toute action visant à perturber son fonctionnement.
En cas de manquement grave, l'accès peut être suspendu après mise en demeure restée sans effet, ou immédiatement si la sécurité du service ou d'autres clients est menacée.

Données du client

Le client reste propriétaire des données qu'il saisit dans l'application (clients, équipements, rapports, photos, signatures, mouvements de fluides, documents) et responsable de leur exactitude.
Le client peut exporter à tout moment une sauvegarde complète de ses données depuis l'application : un fichier ZIP réimportable contenant ses données, ses photos et documents, ainsi qu'une copie lisible dans un tableur. Il est invité à le faire régulièrement et à conserver ses propres copies en dehors de l'application.
Le client reste seul responsable de la conservation des registres et documents que la réglementation lui impose (notamment registres F-Gaz, attestations et rapports d'intervention), y compris en en gardant une copie en dehors de l'application.

Protection des données personnelles

Pour les données personnelles que le client enregistre dans l'application, le client est responsable du traitement et BE COOL TECHNICS SRL agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
Les conditions de ce traitement figurent dans l'annexe « Accord de traitement des données » ci-dessous, qui fait partie des présentes conditions.
Les données concernant le client lui-même (compte, paiement via Stripe, échanges avec le support) sont traitées selon la politique de confidentialité.

Accès support Airstack (opt-in)

Certaines opérations de support peuvent nécessiter un accès temporaire au compte du client.
Cet accès n'est jamais activé par défaut : il nécessite une demande, une activation ou une validation explicite du client.
Le client peut révoquer cet accès à tout moment. Il est limité au diagnostic, à la résolution d'incident, à l'aide au paramétrage ou à la maintenance demandée.

Disponibilité et maintenance

BE COOL TECHNICS SRL met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du service (obligation de moyens).
Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, mise à jour, incident technique ou cas de force majeure. Les maintenances prévues sont, dans la mesure du possible, effectuées en dehors des heures de bureau.
BE COOL TECHNICS SRL réalise des sauvegardes automatiques régulières, au moins hebdomadaires, de la base de données et des fichiers. Elles sont chiffrées, conservées 30 jours et stockées chez un prestataire distinct de l'hébergeur principal.
Ces sauvegardes servent à reprendre le service après un incident. Elles ne constituent pas un service d'archivage et ne garantissent pas une restauration à l'identique : les données saisies depuis la dernière sauvegarde peuvent être perdues.
En cas d'incident affectant les données, BE COOL TECHNICS SRL en informe les clients concernés et met en œuvre des moyens raisonnables pour restaurer la dernière sauvegarde disponible.

Responsabilité

La responsabilité de BE COOL TECHNICS SRL est limitée aux dommages directs et prouvés, dans la limite du montant hors TVA payé par le client au cours des 12 mois précédant le fait à l'origine du dommage. Aucune indemnité n'est due au titre de l'essai gratuit.
Sont exclus les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d'affaires ou de clientèle, la perte de données saisies depuis la dernière sauvegarde ou non exportées par le client, ainsi que les amendes ou sanctions liées aux obligations réglementaires du client.
Ces limites ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, ni lorsque la loi interdit de limiter la responsabilité.
Aucune des parties n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure.

Fin du contrat et sort des données

Après la fin de l'abonnement ou de l'essai, le compte passe en lecture seule et les données restent exportables pendant au moins 3 mois.
Passé ce délai, elles peuvent être supprimées définitivement, à l'exception de celles qu'une obligation légale impose de conserver (par exemple les factures). Les copies de sauvegarde techniques sont effacées dans les 30 jours qui suivent la suppression.
Le client peut demander à tout moment la suppression de son compte et de ses données en écrivant à support@airstack360.com.

Propriété intellectuelle

Le logiciel, la marque Airstack 360 et les contenus du service restent la propriété de BE COOL TECHNICS SRL.
Le client reçoit un droit d'utilisation non exclusif et non cessible, pour ses besoins professionnels et pour la durée de l'abonnement ou de l'essai.

Modification des conditions

BE COOL TECHNICS SRL peut modifier ces conditions pour un motif valable, notamment une évolution légale, technique ou du service.
Toute modification est annoncée par e-mail ou dans l'application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si le client n'accepte pas les nouvelles conditions, il peut résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur.

Dispositions générales

Les présentes conditions, avec leur annexe, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties pour l'utilisation d'Airstack 360.
Si une clause est déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses restent valables.
Le client ne peut pas céder son contrat à un tiers sans l'accord écrit préalable de BE COOL TECHNICS SRL.

Langue, droit applicable et litiges

Ces conditions sont proposées en plusieurs langues. En cas de divergence, la version française prévaut.
Elles sont soumises au droit belge. Les parties recherchent d'abord une solution amiable ; à défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents, sauf règle impérative contraire.

Annexe – Accord de traitement des données : objet et durée

Cette annexe s'applique aux données personnelles que BE COOL TECHNICS SRL traite pour le compte du client dans le cadre d'Airstack 360, conformément à l'article 28 du RGPD.
Nature et finalité : hébergement, stockage et affichage des données, génération des rapports et documents, envoi des e-mails et notifications, placement des adresses sur la carte, support à la demande du client.
Durée : la durée du contrat, puis jusqu'à la suppression des données selon la clause « Fin du contrat et sort des données ».

Annexe – Données et personnes concernées

Personnes concernées : les clients du client et leurs contacts, ainsi que les utilisateurs de l'application (techniciens et personnel du client).
Données : identité et coordonnées (nom, e-mail, téléphone, adresse des sites), données d'intervention (rapports, photos, signatures, horaires) et données de connexion.
L'application n'est pas conçue pour des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD ; le client s'engage à ne pas en saisir.

Annexe – Obligations de BE COOL TECHNICS SRL

Traiter les données uniquement sur instruction documentée du client, ces conditions et l'utilisation de l'application valant instructions.
Soumettre à une obligation de confidentialité les personnes autorisées à accéder aux données.
Mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées, notamment le chiffrement des échanges, le contrôle des accès, la séparation des données de chaque entreprise et des sauvegardes chiffrées régulières.
Aider le client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées et, si nécessaire, à réaliser une analyse d'impact.
Notifier au client toute violation de données personnelles dans un délai de 48 heures après en avoir pris connaissance.

Annexe – Sous-traitants ultérieurs

Supabase : base de données, authentification et stockage des fichiers, hébergés dans l'Union européenne.
Cloudflare : hébergement et diffusion de l'application (adresses IP et données techniques de connexion).
Resend : envoi des e-mails (adresses e-mail et contenu des messages).
OpenStreetMap / Nominatim : conversion des adresses des sites en coordonnées et affichage des fonds de carte.
Google (Google Drive) : stockage des copies de sauvegarde, chiffrées avant leur envoi ; Google n'a pas accès à leur contenu.
Ces prestataires sont soumis à des obligations équivalentes. Le client est informé de tout ajout ou remplacement et peut s'y opposer en résiliant son abonnement.

Annexe – Transferts hors de l'Union européenne

Certains prestataires sont établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis (Supabase, Cloudflare, Resend, Google), ou au Royaume-Uni (OpenStreetMap).
Les transferts éventuels sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d'adéquation.

Annexe – Audit

BE COOL TECHNICS SRL met à disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.
Le client peut faire réaliser un audit, sur demande écrite avec un préavis de 30 jours, au plus une fois par an et à ses frais, sauf violation de données avérée.

Annexe – Fin du traitement

À la fin du contrat, le client récupère ses données grâce à l'export de l'application pendant la période prévue à la clause « Fin du contrat et sort des données ».
Les données sont ensuite supprimées, copies de sauvegarde comprises, sauf obligation légale de conservation.