Verkoopvoorwaarden

Algemene verkoopvoorwaarden

Deze voorwaarden regelen het abonnement op en het gebruik van Airstack 360, online onderhoudssoftware voor professionals in koeling en airco, verwarming, sanitair en elektriciteit. Versie van 15 oktober 2026.

Voorwerp en klanten

Deze algemene verkoopvoorwaarden regelen het abonnement op en het gebruik van Airstack 360, online software (SaaS) uitgegeven door BE COOL TECHNICS SRL.
Airstack 360 is uitsluitend bestemd voor professionals (vennootschappen en zelfstandigen) die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit. Het is niet bestemd voor consumenten. Door zich in te schrijven verklaart de klant als professional te handelen.
De klant aanvaardt deze voorwaarden bij zijn inschrijving of abonnement. De toepasselijke versie staat gedateerd bovenaan deze pagina en blijft op dit adres raadpleegbaar.

Uitgever en verkoper

BE COOL TECHNICS SRL, Bischoffsheimlaan 39/4, 1000 Brussel, België.
Ondernemings- / btw-nummer: BE 1010.075.846.
Contact: support@airstack360.com.

Dienst

Airstack 360 biedt tools voor het beheer van klanten, toestellen, interventies, contracten, pdf-rapporten, planning en voorraad, en registers en verplichtingen per vakgebied en per land.
De dienst werkt in een webbrowser. Een internetverbinding is nodig om gegevens te synchroniseren; met de offlinemodus kunt u tijdelijk verder werken.
Functies kunnen evolueren om de dienst te verbeteren, zonder het hoofddoel van het afgesloten abonnement weg te nemen.

Wettelijke verplichtingen

De verplichtingen, termijnen en herinneringen die de app voorstelt (bijvoorbeeld de F-gassenverordening (EU) 2024/573, elektrische keuringen of ketelonderhoud) zijn indicatief.
Ze steunen op de gegevens die de klant invoert en op een opvolging van de regelgeving die onvolledig of verouderd kan zijn. Ze vormen geen juridisch advies.
De klant blijft als enige verantwoordelijk om te bepalen welke verplichtingen op zijn installaties van toepassing zijn, ze na te leven en de gegenereerde documenten te controleren voordat hij ze gebruikt.

Gratis proefperiode

Een gratis proefperiode van 30 dagen, zonder kredietkaart en zonder verplichting, geeft toegang tot alle functies.
Wordt er na de proefperiode geen abonnement genomen, dan gaat het account in alleen-lezenmodus: de gegevens blijven raadpleegbaar en exporteerbaar, maar kunnen niet meer worden gewijzigd.
Per onderneming wordt slechts één proefperiode toegekend. Bij misbruik, met name door meerdere accounts aan te maken, kan de toegang worden geweigerd of ingetrokken.

Prijzen en betaling

De prijzen staan in euro exclusief btw op de pagina Prijzen. Ze hangen af van de gekozen formule en het aantal gebruikers.
De btw wordt toegepast volgens het land en het statuut van de klant. Voor een professionele klant gevestigd in een andere EU-lidstaat met een geldig btw-nummer geldt de verleggingsregeling.
Betaling gebeurt per kaart via Stripe, vooraf, voor de gekozen periode (maand of jaar). Voor elke betaling wordt een factuur ter beschikking gesteld.
Elke prijswijziging wordt minstens 30 dagen vooraf aangekondigd en geldt vanaf de volgende periode. De klant kan opzeggen voordat ze ingaat.

Duur, verlenging en opzegging

Het abonnement wordt afgesloten voor een maand of een jaar en wordt automatisch verlengd voor dezelfde duur. De klant wordt minstens 30 dagen vóór de verlenging van een jaarabonnement per e-mail verwittigd.
De klant kan op elk moment opzeggen via het abonnementsbeheer in de app. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende periode; de volledige toegang blijft tot die datum behouden.
Bedragen betaald voor de lopende periode worden niet terugbetaald, tenzij de wet anders bepaalt.
Bij overstap naar een hogere formule wordt het verschil pro rata gefactureerd. Bij overstap naar een lagere formule wordt het verschil verrekend als tegoed op de volgende facturen; het wordt niet terugbetaald.

Betalingsachterstand

Als een betaling mislukt, wordt de klant verwittigd en gevraagd zijn betaalmiddel bij te werken.
Wordt de betaling niet geregulariseerd, dan kan de toegang beperkt worden tot alleen-lezen of opgeschort, zonder onmiddellijke verwijdering van de gegevens.

Account en correct gebruik

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens, de vertrouwelijkheid van zijn toegangsgegevens en het gebruik van de dienst door zijn gebruikers. Het aantal gebruikers is beperkt volgens de afgesloten formule.
Verboden zijn: elk onwettig gebruik, elke poging tot ongeoorloofde toegang, het doorverkopen of ter beschikking stellen van de dienst aan derden, en elke handeling die de werking ervan wil verstoren.
Bij een ernstige tekortkoming kan de toegang worden opgeschort na een ingebrekestelling zonder gevolg, of onmiddellijk als de veiligheid van de dienst of van andere klanten in gevaar is.

Gegevens van de klant

De klant blijft eigenaar van de gegevens die hij in de app invoert (klanten, toestellen, rapporten, foto's, handtekeningen, koudemiddelbewegingen, documenten) en is verantwoordelijk voor de juistheid ervan.
De klant kan op elk moment een volledige back-up van zijn gegevens exporteren vanuit de app: een opnieuw importeerbaar ZIP-bestand met zijn gegevens, foto's en documenten, plus een kopie die in een spreadsheet leesbaar is. Hij wordt aangemoedigd dit regelmatig te doen en eigen kopieën buiten de app te bewaren.
De klant blijft als enige verantwoordelijk voor het bijhouden van de registers en documenten die de regelgeving hem oplegt (met name F-gasregisters, attesten en interventierapporten), onder meer door er een kopie buiten de app van te bewaren.

Bescherming van persoonsgegevens

Voor de persoonsgegevens die de klant in de app registreert, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt BE COOL TECHNICS SRL op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG.
De voorwaarden van deze verwerking staan in de bijlage „Verwerkersovereenkomst” hieronder, die deel uitmaakt van deze voorwaarden.
Gegevens over de klant zelf (account, betaling via Stripe, contact met de support) worden verwerkt volgens het privacybeleid.

Toegang Airstack-support (opt-in)

Sommige supportoperaties kunnen een tijdelijke toegang tot het account van de klant vereisen.
Deze toegang staat nooit standaard aan: ze vereist een uitdrukkelijke aanvraag, activering of goedkeuring van de klant.
De klant kan deze toegang op elk moment intrekken. Ze is beperkt tot diagnose, het oplossen van incidenten, hulp bij de instellingen of het gevraagde onderhoud.

Beschikbaarheid en onderhoud

BE COOL TECHNICS SRL zet redelijke middelen in om de beschikbaarheid en veiligheid van de dienst te verzekeren (middelenverbintenis).
Onderbrekingen kunnen voorkomen wegens onderhoud, updates, technische incidenten of overmacht. Gepland onderhoud gebeurt zoveel mogelijk buiten de kantooruren.
BE COOL TECHNICS SRL maakt regelmatig automatische back-ups, minstens wekelijks, van de database en de bestanden. Ze worden versleuteld, 30 dagen bewaard en opgeslagen bij een andere dienstverlener dan de hoofdhost.
Deze back-ups dienen om de dienst na een incident te herstellen. Ze vormen geen archiveringsdienst en garanderen geen identiek herstel: gegevens die sinds de laatste back-up zijn ingevoerd, kunnen verloren gaan.
Bij een incident dat de gegevens treft, informeert BE COOL TECHNICS SRL de betrokken klanten en zet zij redelijke middelen in om de laatst beschikbare back-up terug te zetten.

Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van BE COOL TECHNICS SRL is beperkt tot directe en bewezen schade, tot het bedrag exclusief btw dat de klant heeft betaald in de 12 maanden vóór het feit dat de schade veroorzaakte. Voor de gratis proefperiode is geen vergoeding verschuldigd.
Indirecte schade is uitgesloten, met name verlies van omzet of klanten, verlies van gegevens die sinds de laatste back-up zijn ingevoerd of niet door de klant zijn geëxporteerd, evenals boetes of sancties in verband met de wettelijke verplichtingen van de klant.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of zware fout, noch wanneer de wet een beperking van aansprakelijkheid verbiedt.
Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht.

Einde van het contract en gegevens

Na het einde van het abonnement of de proefperiode gaat het account in alleen-lezenmodus en blijven de gegevens minstens 3 maanden exporteerbaar.
Na die termijn kunnen ze definitief worden verwijderd, behalve gegevens die wettelijk moeten worden bewaard (bijvoorbeeld facturen). Technische back-ups worden binnen 30 dagen na de verwijdering gewist.
De klant kan op elk moment de verwijdering van zijn account en gegevens vragen via support@airstack360.com.

Intellectuele eigendom

De software, het merk Airstack 360 en de inhoud van de dienst blijven eigendom van BE COOL TECHNICS SRL.
De klant krijgt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor zijn beroepsbehoeften, voor de duur van het abonnement of de proefperiode.

Wijziging van de voorwaarden

BE COOL TECHNICS SRL kan deze voorwaarden wijzigen om een geldige reden, met name een wettelijke, technische of dienstgerelateerde evolutie.
Elke wijziging wordt minstens 30 dagen vóór de inwerkingtreding aangekondigd per e-mail of in de app. Als de klant de nieuwe voorwaarden niet aanvaardt, kan hij zijn abonnement opzeggen vóór de inwerkingtreding.

Algemene bepalingen

Deze voorwaarden vormen samen met hun bijlage de volledige overeenkomst tussen de partijen voor het gebruik van Airstack 360.
Als een bepaling nietig of onuitvoerbaar wordt verklaard, blijven de andere bepalingen geldig.
De klant mag zijn contract niet aan een derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van BE COOL TECHNICS SRL.

Taal, toepasselijk recht en geschillen

Deze voorwaarden zijn in meerdere talen beschikbaar. Bij verschillen heeft de Franse versie voorrang.
Ze zijn onderworpen aan het Belgisch recht. De partijen zoeken eerst een minnelijke oplossing; lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd, tenzij een dwingende regel anders bepaalt.

Bijlage – Verwerkersovereenkomst: voorwerp en duur

Deze bijlage geldt voor de persoonsgegevens die BE COOL TECHNICS SRL voor rekening van de klant verwerkt in Airstack 360, overeenkomstig artikel 28 AVG.
Aard en doel: hosting, opslag en weergave van gegevens, opmaak van rapporten en documenten, verzending van e-mails en meldingen, plaatsing van adressen op de kaart, support op vraag van de klant.
Duur: de duur van het contract, en daarna tot de verwijdering van de gegevens volgens de bepaling „Einde van het contract en gegevens”.

Bijlage – Gegevens en betrokkenen

Betrokkenen: de klanten van de klant en hun contactpersonen, en de gebruikers van de app (technici en personeel van de klant).
Gegevens: identiteit en contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, adres van de locaties), interventiegegevens (rapporten, foto's, handtekeningen, tijden) en verbindingsgegevens.
De app is niet ontworpen voor bijzondere categorieën van gegevens in de zin van artikel 9 AVG; de klant verbindt zich ertoe die niet in te voeren.

Bijlage – Verplichtingen van BE COOL TECHNICS SRL

De gegevens alleen verwerken op gedocumenteerde instructie van de klant; deze voorwaarden en het gebruik van de app gelden als instructies.
De personen die toegang hebben tot de gegevens aan geheimhouding binden.
Passende beveiligingsmaatregelen nemen, met name versleuteling van de verbindingen, toegangscontrole, scheiding van de gegevens van elke onderneming en regelmatige versleutelde back-ups.
De klant helpen bij verzoeken van betrokkenen en, indien nodig, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
Elk datalek binnen 48 uur na kennisname aan de klant melden.

Bijlage – Subverwerkers

Supabase: database, authenticatie en opslag van bestanden, gehost in de Europese Unie.
Cloudflare: hosting en verspreiding van de app (IP-adressen en technische verbindingsgegevens).
Resend: verzending van e-mails (e-mailadressen en inhoud van de berichten).
OpenStreetMap / Nominatim: omzetting van adressen van locaties in coördinaten en weergave van de kaartachtergrond.
Google (Google Drive): opslag van de back-ups, versleuteld vóór verzending; Google heeft geen toegang tot de inhoud ervan.
Deze dienstverleners zijn gebonden aan gelijkwaardige verplichtingen. De klant wordt op de hoogte gebracht van elke toevoeging of vervanging en kan zich ertegen verzetten door zijn abonnement op te zeggen.

Bijlage – Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Unie, met name in de Verenigde Staten (Supabase, Cloudflare, Resend, Google) of in het Verenigd Koninkrijk (OpenStreetMap).
Eventuele doorgiften gebeuren op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

Bijlage – Audit

BE COOL TECHNICS SRL stelt de klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van haar verplichtingen aan te tonen.
De klant kan een audit laten uitvoeren, op schriftelijk verzoek met een opzegtermijn van 30 dagen, hoogstens één keer per jaar en op eigen kosten, behalve bij een bewezen datalek.

Bijlage – Einde van de verwerking

Bij het einde van het contract haalt de klant zijn gegevens op via de export van de app tijdens de termijn bepaald in „Einde van het contract en gegevens”.
Daarna worden de gegevens verwijderd, back-ups inbegrepen, tenzij de wet bewaring oplegt.

Algemene verkoop­voorwaarden